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En Serviasambleas contamos con plataforma propia especial para asambleas virtuales de copropietarios, desarrollada para dar cumplimiento a toda la normativa que estableció la ley 675 de 2001.
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Asambleas Virtuales en Colombia: Todo lo que debes saber para realizar las asambleas de copropietarios en conjuntos y edificios (Actualizado 2024)
Una de las inquietudes más comunes por estos días entre los copropietarios y administradores de la propiedad horizontal es:
Según la normatividad vigente, de qué manera se debe realizar la asamblea. ¿Presencial o virtual?
En este artículo te explicaremos todo lo que debes saber para llevar a cabo una asamblea exitosa. Además, te contaremos por qué Serviasambleas es la mejor empresa para gestionar tus reuniones virtuales o presenciales, ya que te ofrecemos una completa y potente plataforma, que además es muy fácil de usar por parte de los copropietarios, y por supuesto, desde la comodidad de sus hogares.
Asambleas Virtuales o no presenciales en Propiedad Horizontal
En principio, es necesario recordar que la Ley 675 de 2001, se creó para reglamentar el marco normativo del régimen de propiedad horizontal, en todo el territorio nacional. Allí se estableció la obligatoriedad que tienen los copropietarios de reunirse, mínimo una vez al año, durante los primeros meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.
De manera que, esta reunión se realiza con los objetivos de:
- Auditar la situación general de la copropiedad.
- Efectuar los respectivos nombramientos cuya elección le corresponda.
- Considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio, así como el presupuesto para el siguiente año.
Asambleas Mixtas en Propiedad Horizontal
Ahora bien, respecto de la posibilidad de citar a asambleas virtuales para el presente año, recordamos que el Decreto 176 de 2021 se sirvió de ordenar una aplicación extensiva del régimen de reuniones para las propiedades horizontales. Allí se consagró que este tipo de copropiedades cuentan con la potestad de determinar si la reunión ordinaria de la Asamblea será presencial, mixta o virtual, eso sí; deberá garantizarse que cada asociado tendrá el beneficio de contar con los medios óptimos y necesarios para participar en la respectiva reunión.
Adicionalmente, precisamos que salvo disposición en contrario contenida en el reglamento y en virtud del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, es el administrador de la propiedad horizontal el facultado para determinar a través de la convocatoria la manera en la que se llevará a cabo la reunión.
Finalmente, desde Serviasambleas te sugerimos utilizar nuestra plataforma para asambleas virtuales, ya que desde allí la administración podrá realizar una constante verificación del quórum a la hora de celebrar la reunión, de esa forma se podrá realizar una correcta toma decisiones y otras exigencias que especifica la Ley.
¿Las Asambleas Virtuales son Legales? ¿Se pueden Hacer Asambleas Virtuales en 2024?
Debemos comenzar por aclarar que las asambleas virtuales sí son legales y se pueden realizar sin importar las condiciones del COVID o cualquier otra situación en particular, es decir; si se pueden realizar a pesar de que no exista prohibición para celebrar las presenciales. Es así porque las asambleas virtuales en propiedad horizontal no nacieron por efectos del Covid, sino que fueron reglamentadas ya desde el año 2001, cuando entró en vigencia la ley 675, pues se regulan en sus artículos 42 y 44 .
Es importante aclarar que; conforme con el artículo 44 de la ley 675, es requisito indispensable que todos los propietarios que se conecten a la plataforma y participen de manera efectiva, al menos, emitiendo su voto a favor, en contra o en blanco, o teniendo la seguridad de que no emiten su voto porque no quieren, pero no porque tengan problemas de conexión que les impidan participar.
Es importante recordar que; el artículo 44 promulga: “las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva”.
Por el contrario, si una persona no emite su voto, antes que considerarse como un «voto en blanco», lo que se debe hacer es intentar verificar si la persona efectivamente se encuentra conectada, y preguntar qué inconveniente tiene para votar, e intentar superarlo. Esa comunicación no debería ser a través de la misma plataforma, sino de un método alternativo, como; llamada, WhatsApp o correo electrónico, pues de lo que se trata es de tener conocimiento de su voto por cualquier medio disponible en ese momento.
Los 3 Decretos que debes tener en cuenta para Realizar Asambleas Virtuales según la Legislación Vigente en Colombia
Sabemos que ya casi entramos en la temporada alta para la realización de asambleas de copropietarios, por eso no queremos hacerte perder tu valioso tiempo e ir rápidamente a repasar la normatividad vigente que se ha creado y modificado para la debida realización de las asambleas virtuales en todo el país (Te haremos un corto resumen, pero si deseas leerlo completo da clic en cada decreto para ir a la fuente).
¡Y ojo, esto es muy importante! Ten en cuenta que debes leer atentamente y sobre todo aplicar estas medidas emitidas por el propio gobierno nacional y por recomendación de abogados profesionales expertos:
- Decreto 176 de febrero 23 de 2021: Su vigencia enmarca las reglas aplicables a las reuniones de asambleas generales como máximo órgano de dirección de las personas jurídicas (en este caso las de propiedad horizontal). Este decreto señala en su artículo 14: “Asambleas en las propiedades horizontales. Para efectos del quórum necesario para celebrar las asambleas no presenciales, contempladas en el artículo 42 y 43 de la Ley 675 de 2001, se debe tener presente lo mencionado en los artículos 44, 45 y 46 de la Ley 675 de 2001 y el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015.
- Decreto 1074 de 2015: Del mismo modo, podrá aplicarse a los artículos 1, 2 y 3 del presente Decreto, siempre y cuando para la celebración de las asambleas se garantice la acreditación de validez de la reunión conforme a las normas establecidas para cada modalidad (presencial o no presencial) en los términos de la Ley 675 de 2001.”
- Decreto 398 del 13 de marzo de 2020: Respecto del quórum de las reuniones presenciales o mixtas. Las sociedades (se incluyen las ESAL-PH) serán responsables de que en el evento se cumplan las disposiciones sanitarias correspondientes aplicables como en cualquier reunión presencial, además, del desarrollo de la reunión para las que se realicen bajo la modalidad no presencial o mixta. Por otra parte, cada asociado o copropietario será responsable de contar con los medios necesarios para participar en la respectiva reunión no presencial o mixta.”
Esta es (hasta la realización de este documento), la totalidad de las leyes que debes tener presente a la hora de llevar a cabo una asamblea virtual o presencial que cubra todos los requerimientos que exige la ley.
¿Qué decisiones no se pueden tomar durante las asambleas virtuales?
Cabe recordar que según la normatividad; en una asamblea virtual o no presencial; no se podrán tomar desciciones sobre temas que no estén previamente estipulados en el orden del día.
¿Quién firma el acta de una asamblea virtual?
El acta debe ser firmada por las personas que han intervenido durante toda la asamblea; como el presidente y el secretario de la copropiedad.
Dentro de nuestro equipo contamos con un departamento de desarrollo quienes son los encargados de crear y mantener actualizado todo el software que utilizamos para dar soporte a las asambleas, ya sean virtuales o presenciales.
Toda esa experiencia recogida a lo largo de los años nos han permitido producir una plataforma potente adaptada a las necesidades reales de nuestros clientes.
- Identifica cuáles son los propietarios que no han votado a pesar de encontrarse conectados.
- Recoge números de teléfono o correos electrónicos de los participantes, antes de iniciar la reunión, con el fin de poder contactarse con ellos en caso de no recibir su voto, a pesar de encontrarse conectado.
- Personal de apoyo para lograr una comunicación inmediata con los participantes que no votan.
Características del Servicio
Verificación de Quórum
Entérate en el momento acerca de la cantidad de asistentes presentes y ausentes.
Transmite transparencia durante el proceso publicando dicha información al instante.
Grabación en Audio y Video
Para evitar futuros malentendidos guarda un registro electrónico de todas las reuniones.
Encuestas de Satisfacción
Permite que los asistentes califiquen su gestión y utilice las críticas constructivas para mejorar en su trabajo.
Seguridad Antihackeo
En caso de un ataque a nuestras bases de datos, nuestro equipo de ingenieros resolverán el problema.
Streaming
Cualquier interesado que desee ver de primera mano lo que acontece en su copropiedad puede hacerlo desde un dispositivo conectado a internet.
Sonido Profesional
Transmite el mensaje con profesionalidad y potencia hasta en la última fila del auditorio.
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